Volgens het wereldwijde Information Management Health Check Survey 2010 van de informatiespecialist blijken dat binnen ondernemingen vaak de doelen en de daadwerkelijke praktijk van gegevensbeheer niet op elkaar aansluiten. Volgens 87 procent van de 1.680 respondenten beschikken hun bedrijven over een goede strategie of formele procedures voor gegevensbeheer die, in hun ogen, ervoor zorgen dat overbodige datagegevens worden verwijderd. Toch blijkt maar 46 procent van hen daadwerkelijk formele procedures voor gegevensretentie te gebruiken. Uit het onderzoek blijkt verder, aldus de informatiespecialist, dat bedrijven nog veel te veel gegevens bewaren. Van de in back-ups opgeslagen datagegevens bestaat 75 procent uit back-upsets die oneindig worden bewaard of die, in verband met complianceredenen moeten worden bewaard. Daarnaast geven de respondenten aan dat een kwart van de gegevens waarvan zij een back-up maken, niet meer relevant s en waarschijnlijk kan worden verwijderd.

Verkeerd gebruik
Ook concluderen de onderzoekers van Symantec in hun rapport dat bedrijven vaak middelen voor back-up, herstel en archivering vaak verkeerd gebruiken. Zo zou zeventig procent van de onderzochte voor hun compliancegegevens back-upsoftware gebruiken en bewaart een kwart het gehele back-upset oneindig lang. Daarbij gaven de respondenten aan dat driekwart van de back-ups voortkomt uit gegevens die omwille complianceredenen moeten worden bewaard. Bovendien geven bedrijven aan dat gemiddeld veertig procent van de compliancegegevens niet specifiek relevant is voor de betreffende juridische zaken. Als archivering en back-up samen worden gebruikt, houden bedrijven rechtstreekse toegang tot de belangrijkste gegevens en hoeft er minder te worden bewaard, aldus Symantec. Ook blijkt dat bijna de helft van de respondenten back-up- en herstelsoftware ook voor archiveringsdoeleinden gebruikt, terwijl deze software daarvoor niet is bedoeld. Uit het onderzoek blijkt tevens, hoewel 51 procent van de respondenten dit verbiedt, dat medewerkers vaar hun eigen harde schijf of gedeelde schijven gebruikt voor archiveringsdoeleinden. Al deze gecompliceerde zaken leiden, volgens het onderzoek, ertoe dat de storagekosten voor veel bedrijven inmiddels de pan uitrijzen. Daarnaast worden de tijden die nodig zijn voor het draaien van back-ups steeds langer, terwijl hersteltijden belemmerend werken. Ook wordt eDiscovery, omdat enorme hoeveelheden aan gegevens staan opgeslagen op moeilijk bereikbare back-uptapes, een slepende, inefficiëntie en kostbare klus.

Tips
Symantec geeft in het rapport natuurlijk ook een aantal tips , dat bedrijven kunnen uitvoeren om hun back-upprocedures te vereenvoudigen en drastisch te bekorten. Ten eerste moeten bedrijven inzien dat een back-up geen archief is en dus geen back-ups maken voor archiefdoeleinden en complianceredenen. De back-ups moeten verder maar een paar weken, dertig tot zestig dagen, worden bewaard. De gegevens moeten daarna automatisch worden verwijderd of worden gearchiveerd. Back-ups moeten verder alleen voor de korte termijn en noodprocedures worden gebruikt. Hierdoor kunnen bedrijven sneller back-ups maken en herstellen en kunnen oudere back-upsets binnen een korte termijn in plaats van jaren worden verwijderd. Enorme hoeveelheden gegevens kunnen dus worden verwijderd of voor de langere termijn worden gearchiveerd, zo stellen de onderzoekers. Andere oplossingen zijn onder meer deduplicatie toepassen, het ontwikkelen van procedures voor gegevensretentie en het automatisch op toezien en een uitgebreider archiefsysteem.